Miljö & socialt ansvarstagande
Inledning
I detta dokument redogör vi för hur vi systematiskt arbetar med att minska vår negativa miljöpåverkan samt arbetar med socialt ansvarstagande, ink. identifiera och utvärderar aspekter inom området för miljö och socialt ansvarstagande. Vi redogör även för våra betydande aspekter inom respektive område samt hur vi systematiskt arbetar för att påverka dessa aspekter till att bli mindre betydande.
En betydande miljöaspekt är en miljöaspekt som har eller kan ha en betydande miljöpåverkan. Aspekterna inom området för social ansvarstagare bedöms enligt en aspekts och maximeringsanalys som ligger till grund för vilka områden som arbetas med.
Miljöaspekterna liksom aspekterna inom socialt ansvarstagande har sin utgångspunkt i vår verksamhet. Det vill säga de tjänster vi levererar, de produkter vi använder, vår processmiljö, externa leverantörer, avfallshantering, verksamhetsstyrning, de mänskliga rättigheterna, arbetsförhållanden, goda verksamhetsmetoder, konsumentfrågor och samhällsengagemang och utveckling.
Det är av yttersta vikt att organisationens samtliga medarbetare är en del av det systematiska arbetet inom miljö och social hållbarhet som bedrivs inom verksamheten. Samtliga medarbetare genomgår en introduktion när de börjar på Kleni som innefattar de viktigaste delarna som alla medarbetare behöver känna till. Bland annat miljöpolicy, uppförandekod, målarbetet avseende miljö och socialt ansvarstagande samt verksamhetens betydande miljöaspekter och prioriterade aspekter för socialt ansvarstagande,
Organisationen genomför årligen uppdateringar av intressentanalysen i syfte att fånga upp behov av eventuella förändringar i det systematiska arbetet som behövs för att uppnå de krav och förväntningar som verksamhetens intressenter har.
Arbetet bedrivs i enlighet med ISO 14001:2015 och ISO 26000:2021. Verksamheten är certifierad i enlighet med ISO 14001:2015 och verifierad enligt ISO 26000:2021. Förutom att vara certifierad och verifierad utifrån dessa standarder är Kleni AB även certifierat enligt ISO 9001:2015 samt ISO 45001:2018.
Verksamheten
Kleni AB:s verksamhet består primärt av lokalvårdstjänster som utförs på uppdrag av verksamhetens kunder. För att möjliggöra driften av verksamheten finns även en administration som bedriver kontorsarbete från verksamhetens lokaler i Sollentuna.
Tillämpa lagar och tillstånd
Inom ramen för arbetet med den miljöutredning som ligger till grund för verksamhetens systematiska miljöarbete och arbetet inom ramen för socialt ansvarstagande genomförs en kartläggning av tillämpliga lagar och krav inom området. Det sker en löpande bevakning av de lagar och krav som verksamheten omfattas av och anpassningar till verksamheten sker i anslutning till att kravbilden förändras. Kartläggningen mynnar ut i en lagförteckning som redogör för lagkraven tillsammans med hur verksamheten efterlever dessa lagar och bindande krav.
Förutom den miljörelaterade lagstiftningen inkluderas arbetsmiljölagstiftningen med tillhörande relevanta arbetsmiljöföreskrifter, de mänskliga rättigheterna och agenda 2030 inom ramen för arbetet med arbetsmiljö och socialt ansvarstagande.
Årligen genomförs en lagefterlevnadskontroll (LEK) i syfte att säkerställa att verksamheten efterlever de identifierade kravställningarna i lagstiftningen. Resultatet från lagefterlevnadskontrollen behandlas vid ledningens genomgång varje år.
Miljöaspekter
Verksamheten uppdaterar årlige eller vid behov en miljöutredning som där en miljöaspektsbedömning blir resultatet av utredningen. De betydande miljöaspekterna hanteras vidare genom att skapa ett målarbete kring miljöaspekterna. Målarbetet betyder att en handlingsplan utarbetas och att det tilldelas tydliga ansvar för hur den negativa miljöpåverkan ska bli mindre betydande. Nedan redovisas verksamhetens miljöaspekter i ordningen mest betydande till minst betydande.
Miljöaspekterna värderas enligt följande modell. Miljöaspekter med en värdering om 9 eller högre anses vara betydande:
Verksamhetens betydande miljöaspekter består av egna transporter och leverantörers påverkan från inköpta produkter och tjänster
Miljömål
- Öka andelen prioriterade leverantörer som systematiskt arbetar med miljöfrågor
- Minska utsläpp av Co2-ekvivalenter från egna transporter
Målen arbetas med löpande och förankras bland samtliga medarbetare I organisationen. Måluppfyllnaden redovisas årligen vid ledningens genomgång och granskas av extern revisor vid extern revision.
Aspekter för socialt ansvarstagande
Kleni genomför årligen en aspekts och maximeringsanalys av aspekterna relaterade till socialt ansvarstagande. I arbetet används de sju huvudområdena i ISO 26000 som en utgångspunkt i arbetet för att identifiera relevanta aspekter. Huvudområdena omfattar verksamhetsstyrning, de mänskliga rättigheterna, arbetsförhållanden, goda verksamhetsmetoder, konsumentfrågor samt samhällsengagemang och utveckling. Aspekterna som identifieras värderas sedan utifrån en modell där allvarlighetsgraden, sannolikheten samt möjlighet till påverkan bedöms. Syftet är att utröna vilka aspekter som är mest betydande samt vilka aspekter organisationen har möjlighet att påverka på effektivast och mest hållbara sätt. Poängskala 1–3 appliceras.
Poängen adderas sedan ihop och ett prioriteringstal har räknats fram. Utifrån utfallet från aspekts och maximeringsanalysen väljs de huvudområden som ska prioriteras att arbeta med. Kleni har således valt att fokusera på följande områden:
- Verksamhetsstyrning, arbetsförhållanden, samhällsengagemang och utveckling
Utifrån de utvalda huvudområdena som valts till följd av aspekts och maximeringsanalysen väljs aspekter ut där organisationen ska rikta sitt fokus för att minska allvarlighetsgraden i aspekten.
Mål för socialt ansvarstagande
Målen för socialt ansvarstagande sätts utifrån de prioriterade aspekterna för att systematiskt minska organisationens negativa påverkan inom området. Målen följs upp inför ledningens genomgång en gång per år och stäms av vid interna revisioner under året.
- Öka antalet praktikantplatser, öka den generella kunskapsnivån om socialt ansvarstagande i organisationen, hög medarbetarnöjdhet, lågt antal incidenter arbetsmiljöincidenter, låg sjukfrånvaro
Avvikelser och förbättringsarbete
Det ledningssystem vi byggt upp vilar på en grund där våra medarbetare rapporterar in avvikelser, synpunkter, klagomål samt risker som hanteras vidare internt så att avvikelser inte ska uppstå igen och risker kan motverkas i tid. Detta gäller avvikelser och risker inom samtliga områden. Vi har även ett väl utarbetat system för att ständigt förbättra vår verksamhet genom proaktiva förbättringsförslag. I förbättringsarbetet är vi lyhörda inför vår personal samt våra kunder och går systematiskt igenom inrapporterade avvikelser och förbättringsförslag. Vi premierar engagemang från våra anställda.
Inkomna avvikelser, klagomål och synpunkter sammanställs och analyseras av ledningen vid ledningens genomgång minst två gånger per år för att kunna se mönster eller trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet som kräver mer systematiska åtgärder.
Interna revisioner
Organisationens systematiska miljöarbete och arbete inom socialt ansvarstagande granskas löpande vid interna revisioner. De interna revisionerna genomförs planenligt och planeras och genomförs av en extern internrevisor för att få en så objektiv bild som möjligt av organisationens arbete. Resultatet från den interna revisionen sammanställs i en rapport där avvikelser, observationer och förbättringsförslag noteras. Eventuella avvikelser orsaksanalysernas för att sedan besluta om åtgärder i syfte att undanröja grundorsaken.
Ledningens genomgång
Ledningens genomgång genomförs en gång per år där bland annat organisationens systematiska miljöarbete och arbetet avseende socialt ansvarstagande redovisas för högsta ledningen. Vid ledningens genomgång analyseras utfallet av året och eventuella beslut fattas för att avhjälpa eventuella hinder som uppstått I arbetet.
